+48 790 400 264
Blog
13.05.2019

Biuro, które generuje zysk

Biuro, które generuje zysk, czyli jak działa dobrze wdrożony 5S, system Kanban, czy tablica do board meetingów?

Biuro, które generuje zysk


Nic nie zapowiadało, że ten „zwykły dzień” będzie dla mnie przełomowy. Od dawna starałem się o to, by móc odwiedzić siedzibę firmy Smart Lean S.C., aby zobaczyć jak działa udane wdrożenie Lean Office w praktyce. Jako inżynier mam doświadczenie związane głównie z produkcją, a teraz zainteresowałem się optymalizacją procesów biurowych. Wydaje mi się to trudniejsze, bo… wcale ich nie widać. Czy jest możliwe zatem, że wszystko działa jak w przysłowiowym „szwajcarskim zegarku”? Przyznaję, że byłem nastawiony nieco sceptycznie – nawet, gdyby Lean Office działał, musi być „trudny i mało zrozumiały” jak powiedziało kilku moich znajomych.

Siedziba firmy Smart Lean S.C. mieści się w Bogdanowie, w mieszkaniu na nowym osiedlu. Biuro jest na parterze: składa się z dwóch pokoi i salonu. Jest czyste, schludne, pomalowane na biało… ale wygląda, tak jakby właściciel miał zaraz się wyprowadzić. Biurka są puste, nie widać śladów „zagracenia” przestrzeni, zbędnych bibelotów. Jest „dziwnie”?

Rozmawiam z Marcinem Stachowiakiem, CEO Smart Lean S.C.:

SSZ – Twoje biuro wygląda bardzo ascetycznie, mimo że jest czyste i dobrze urządzone, a obsługa składa się z ładnych, młodych osób. Nie zauważyłem tu Twojego gabinetu wyposażonego w drogie meble… Czy nie obawiasz się iż może to spowodować, że dla dużych Klientów nie będziesz „dość prestiżowy”? Większe biuro w Poznaniu z sekretarką i super meblami byłoby „posh” i świadczyłoby o wielkości firmy. Jesteś przecież liderem konsultingu w Polsce – a ja widziałem portfolio Twoich Klientów. To robi wrażenie…

MS – Pewnie masz rację, ale… czy na pewno uwzględniasz kontekst biznesowy? Firma Smart Lean „pracuje u Klienta”: moi konsultanci są ciągle w terenie i rzadko pojawiają się w biurze. Back Office, który oglądasz to miejsce gdzie prowadzimy prace administracyjne, kadrowe, gdzie sporządzamy oferty, raporty i wysyłamy je do Klienta. Pomyśl teraz, ile kosztują opłaty za wynajęcie takiego miejsca w Poznaniu: mówisz o przysłowiowych marmurach i złotych klamkach. Szacuję koszt wynajmu na kilkanaście tysięcy złotych. To stanowiłoby stałe obciążenie miesięczne dla budżetu mojej firmy. To pieniądze, które odbieram sobie i moim pracownikom. Pomyśl o tym sam: jak o swoich własnych pieniądzach, które masz w portfelu. Szanujesz je?

SSZ – Jasne. Ale… ani odrobiny luksusu i ekstrawagancji? Jedynie Jeep Wrangler przed biurem

MS – Jeśli zachodzi konieczność zaproszenia kontrahenta do prestiżowego lokalu – zapraszam go. Rozmawiamy, jemy doskonały lunch, pijemy świetną kawę. Całość trwa jedynie godzinę czy dwie. Mam nadzieję, że Cię przekonałem, że to postępowanie jest Lean. Sam przecież mi mówiłeś, że zmieniłeś samochód na taki, który zużywa ponad dwa litry paliwa mniej na 100km, bo 95% czasu jeździsz sam. Nie dziwi mnie to: po naszych spotkaniach zacząłeś bacznie obserwować źródła strat w swoim otoczeniu. Pamiętaj: nie chodzi o to, by być lean w biurze od 8 do 16, czy w fabryce od 6 do 14. Trzeba być Lean przez całą dobę!

SSZ – Tak to prawda. Rozumiem Twoje postępowanie. Ja zyskałem oszczędności na częściach i paliwie rzędu kilkaset złotych miesięcznie. Rocznie zyskam tyle, że będę mógł pojechać za „darmo” na dobre wakacje. Ty zyskasz różnicę w kosztach wynajmu przemnożoną przez ilość miesięcy i lat.

Przejdźmy do tego co tutaj zobaczyłem: podczas wizyty pokazałeś mi swój back Office, jak działa dobrze wdrożony 5S, system Kanban czy tablica do board meetingów. Nigdy wcześniej nie widziałem takiego nagromadzenia narzędzi Lean na tak małej powierzchni biurowej. Nawet herbata i czajnik są podpisane i mają swoje pola odkładcze. W łazience w szafie S4 panuje perfekcyjny porządek. Zastanawiam się, czy to nie jest przesada?

MS – Nie uważam za zasadne stosowanie innych zasad dla siebie, innych dla Klientów Smart Lean. To tak jakbym ja mógł łamać przepisy drogowe, a Ty i reszta społeczeństwa nie. Jeśli wierzę, że standaryzacja działa – stosuję ją z dobrym wynikiem dla siebie. Kanbany generują mi duże oszczędności: zauważyłeś jasno opisany stan minimalny (np. dla notatników czy pendrive, które dodajemy do szkoleń) i Lead Time dla dostawy. Dzięki temu moi pracownicy zamawiają jedynie to co niezbędne, dokładnie w czasie, w którym jest to niezbędne. I znów: Lean generuje złotówki w moim biurze. Rozumiesz?

SSZ – Tak! Widzę, że dbasz o przepływ i o to by nie mrozić kapitału. Ale mam zastrzeżenie: prezentując KPI na ścianie biura, pozwalasz innym spojrzeć w swoją strukturę kosztów i procedury. Czy nie lepiej byłoby zdjąć takie poufne dane z widoku? Może schować w szafie?

MS – Nie chcę ukrywać tego co świadczy na moją korzyść. Jestem dumny z tego, że w pierwszym kwartale 2019 roku obniżyłem koszty całkowite Back Office, aż o 2000 zł miesięcznie. Ta cyfra powinna Cię przekonać: chciałbyś mieć taką kwotę dostępną co miesiąc ekstra?

SSZ –To duża suma, którą chętnie zobaczyłbym na koncie. Po trzech latach miałbym nowy samochód klasy Opel Astra czy Ford Focus zupełnie gratis!

MS – Sam widzisz: lean ma być prosty i oparty na zdrowym myśleniu. Każdy kto nas odwiedza jest przekonany o tym, że to co tutaj robimy ma sens. Dodatkowo przy tablicy odbywają się board meetingi z Joanną i Karoliną. Wszystko widoczne jak na dłoni. Nie marnujemy czasu na rozmowę o niczym: mamy zawsze aktualne dane zgromadzone w jednym miejscu. Spotkanie trwa krótko. U mnie nie ma nadgodzin: jest czas na życie rodzinne i hobby. Nie gasimy pożarów. Pracuje się miarowo, spokojnie i w miłej atmosferze. Pracownicy nie udają, że pracują, a ja nie udaję, że im płacę. Nasze hasło reklamowe to „skuteczna optymalizacja”. Jak widzisz pokrywa się z prawdą.

Zaskoczony panującym ładem i perfekcyjną organizacją zwróciłem się do obsługi biura: Pań Joanny Szrama i Karoliny Kucińskiej. Czy rozwieją moje obawy o „dehumanizację” stanowiska pracy i zbytni perfekcjonizm?

SSZ – Wasze biurka są puste. Nie ma na nich nic poza laptopem, długopisem czy notatnikiem lub dokumentami nad którymi pracujecie. Ja w swojej pracy na biurku mam masę przyborów, pojemników, smakołyki, dwa kubki, obrazki i … plastykowego słonia na szczęście (sic!). To maskotka, którą wręczył mi kontrahent. Nie czujecie się przytłoczone i „zepchnięte do kąta” przez nadmiar narzędzi Lean Office?

JSZ – Ależ skąd, dobrze zorganizowane i uporządkowane środowisko pracy to podstawa. Notatnik, długopis, komputer i telefon w ręku to wszystko czego nam trzeba. Wszelkie informacje przychodzące od klientów w formie rozmów telefonicznych czy wiadomości online są wprowadzanie do systemu, dzięki czemu pozostawiamy ślad naszej pracy. Zmniejszamy w ten sposób ryzyko wystąpienia niedomówień i w konsekwencji ułatwia przepływ informacji. Po naszej pracy, odkładamy notatnik na miejsce, odłączamy zasilanie i idziemy do domu. Ilu z was, musi jeszcze „ogarnąć” swoje biuro przed wyjściem do domu, żeby było ładniej? To niepotrzebna strata czasu. Zbędne przetwarzanie, zbędny ruch to marnotrawstwo, za które płaci nasz pracodawca, nie dostając w zamian żadnej wartości dodanej. Nie lepiej wykorzystać ten czas na istotne sprawy? Zamiast słonika na szczęście mamy kwiaty w doniczce, które oprócz ładnej dekoracji dostarczają nam tlenu. Być może teraz, po wizycie u nas, zechcesz zmienić swoje otoczenie?

SSZ – Tak, przyznam się, że poczułem się nieco zawstydzony. Pewnie będę odchudzał swoje biurko w domu i w pracy. Widziałem, że te kwiaty są obecne w karcie standaryzującej stanowisko. Karta wyposażona jest nie tylko w spis rzeczy, ale i zdjęcie. Nawet wasza biblioteczka wyposażona jest w T-Cardy! Procedury, podpisy, pola odkładcze – utrzymanie 5S musi pochłaniać masę czasu i energii. Jak się do tego przyzwyczaić? Ile czasu tracicie na praktykowanie Lean?

JSZ – Ale ile straciłybyśmy, gdyby nie stosować podejścia leanowskiego? W literaturze szacuje się, że 70% potencjału w zakresie eliminacji marnotrawstwa znajduje się w obrębie procesów biurowych. Największe korzyści bycia Lean to krótszy przebieg procesów, uproszczenie procedur, skrócenie i przyspieszenie obiegu dokumentów i informacji oraz wyeliminowanie marnowania czasu, narzędzi i materiałów.

W naszym przypadku 5S, raz a dobrze wprowadzone, nie generuje w ogóle dodatkowego czasu. Nie szukamy dokumentów, przyborów, dodatkowych notatników. Wszystko jest skrupulatnie opisane. Każda szafa ma swój numer. Każda półka jest opisana. Biorąc rzeczy z półki, wiemy gdzie je mamy odłożyć, gdy się kończą wiemy ile dokupić. Każdy z nowo przybyłych, nawet Ty wiesz gdzie jest herbata i cukier. Wszystko w naszym biurze jest ustandaryzowane, a my jesteśmy zdyscyplinowane. Szanujemy swoja pracę nawzajem. Nie udajemy, że pracujemy, dzięki czemu Firma zarabia więcej. A przecież nasze wynagrodzenie jest jasno powiązane z zyskiem firmy. 5S to świetne narzędzie i proste do wdrożenia. Zarażamy nim nawet swoich bliskich i przyjaciół. Próbowałeś tak działać?

SSZ – Tak, ale moje 5S w zakładzie pracy „umarło” po moim odejściu. Po prostu nikomu już nie zależało na tym by dbać o porządek i aktualizację standardów. Wasze standardy na stanowiskach to jedno. Ale czy niezgodności są audytowane i korygowane? Robicie audyty krzyżowe stanowisk? Śmiejecie się z tego cichcem? Przecież biuro jest małe! A Wasz Lean jest jak w fabryce gdzie pracuje 500 osób J Wytaczacie wielkie działo!

KK – W środowisku usługowym wiele procedur jest wykonywanych w sposób niezmiernie powtarzalny, a to z kolei oznacza, że mogą one zostać poddane działaniom doskonalącym z wykorzystaniem metod Lean Management. Oczywiście, że nasze działania, są na bieżąco korygowane. Jeśli nie codzienne 10min Shopfloor Management, to spotkanie podsumowujące comiesięczną pracę. Nie wiem czy wiesz, ale kilka miesięcy temu w Back Office było nas więcej. Przeprowadziliśmy analizę poszczególnych pracowników w ogólnym procesie dostarczania wartości. Zdiagnozowaliśmy wszystkie etapy prac wykonywanych przez każdą zatrudnioną osobę, mianowicie: co w poszczególnych krokach można usprawnić, zmienić, a może nawet z czego zrezygnować. Tak oto zredukowaliśmy liczbę pracowników, generując przy tym konkretne oszczędności. Czy było to słuszne? Z punktu widzenia biznesowego na pewno tak! Nie ma tu miejsca na nieregularności. Skoro świadczymy usługi z zakresu szczupłego zarządzania, sami powinniśmy być „szczupli”. Dłuższe przebywanie z Marcinem sprawia, że nawet poza biurem myślisz, czynisz, zarażasz ciągłym doskonaleniem jak On.

SSZ – Tak to prawda, sam łapię się na tym, że po kilku miesiącach współpracy myślę inaczej i widzę wiele strat. Ostatnio uporządkowałem łazienkę – nie jest tak perfekcyjnie uporządkowana i standaryzowana jak wasza szafa S4 widoczna na zdjęciu, ale nie ma w niej już miejsca na podwójne opakowania proszku do prania, czy płynu do płukania. Wyrzuciłem wszystkie nadmiarowe, a często przeterminowane szampony i kosmetyki. Wstyd się przyznać – ile tego było. Moje kanbany nie są pojemne: staram się ograniczać do dwóch sztuk danego asortymentu. To się nazywa „Lean Life” – dzięki Marcinowi zacząłem to praktykować u siebie. To działanie polepsza jakość mojego życia.

Kończąc wizytę odebrałem dyplom szkolenia „Lean Office i Standaryzacja procesów biurowych”, które odbyło się dzień wcześniej dla menadżerów Centrów Usług Wspólnych. Zastanawiam się jedynie, czy odbycie tego szkolenia było mi potrzebne.

Bardziej przemówił do mnie obraz „biura, które generuje zysk”. Być może warto tworzyć takie biura jako sale treningowe? Dzięki nim Lean Office staje się prosty. Inicjatywa jest godna naśladowania przez czytelników bloga „Lean Po Polsku – Sławomir Szczepaniec”. Brawo Smart Lean S.C! Po raz kolejny czuję się pozytywnie zainspirowany.

Mam nadzieję, że będzie mi dane uczyć się jak działa Lean Office i wspólnie ze Smart Lean S.C. podążać tą ciekawą ścieżką. Zachęcam wszystkich do zapoznania się z historycznie utworzonymi artykułami i podcastami, które znajdziecie na stronie Smart Lean S.C. https://smartlean.pl/blog/ oraz w mediach społecznościowych.

Czytaj także

30.04.2019
Wielkopolska Nagroda Jakości dla firmy Smart Lean S.C. – reportaż z Poznania

Ważnym momentem było wręczenie Wielkopolskich Nagród Jakości. Ta nagroda przyznana przez Wielkopolski Instytut Jakości ma dużą wartość dla przedsiębiorstw tego regionu.

21.03.2019
LEAN nie jest najważniejszy! – rozmowa z Marcinem Stachowiakiem, CEO Smart Lean S.C.

Z Marcinem Stachowiakiem rozmawia Sławomir Szczepaniec.

21.03.2019
Waste Walk Smart Lean S.C. w firmie Reich cK. Reportaż „Lean Po Polsku – Sławomir Szczepaniec”

Waste Walk zaczyna się dokładnym rozpoznaniem palących potrzeb Klienta.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Zapraszamy do kontaktu bezpośredniego, w celu omówienia możliwej płaszczyzny współpracy w obszarze lean management.