Audyt 5S – Formularz, pytania, checklista i lista kontrolna. Przykładowy audyt 5S

W pierwszych tygodniach wdrożenia filozofii 5S miejsca pracy są idealnie zorganizowane i wydawać by się mogło, że teraz można już tylko korzystać z efektów swojej pracy. Marnotrawstwo zostało wyeliminowane, wszędzie panuje porządek i nikt nie ma wątpliwości, gdzie znaleźć dane narzędzie czy przedmiot.

Komunikacja i praca w zespole uległa polepszeniu.

Z każdym kolejnym tygodniem jednak entuzjazm zaczyna się zmniejszać i widać coraz więcej niedociągnięć w przestrzeganiu ustanowionych standardów. To najwyższa pora na położenie nacisku na ostatni punkt 5S, samodyscyplinę. Wdrożenie 5S nie jest jednorazową akcją i gdy zaczynamy zauważać powolny powrót do stanu sprzed działań 5S, najwyższa pora wprowadzić audyt 5S.

Co to jest audyt 5S?

Wdrożenie 5S w organizacji ma na celu zoptymalizowanie miejsc pracy poprzez zastosowanie pięciu zasad:

1. selekcja,
2. systematyka,
3. sprzątanie,
4. standaryzowanie
5. i samodyscyplinę.

Dzięki nim usuwamy zbędne na miejscu pracy elementy, sortujemy i porządkujemy potrzebne przedmioty, a także ułatwiamy dostęp do narzędzi i stosujemy zasady ergonomii. Miejsca i rzeczy są dokładnie oznakowane, a stanowisko pracy posprzątane i czyste. Dzięki wdrożeniu 5S redukujemy marnotrawstwo i zwiększamy efektywność pracy. Ulepszeniu ulega także komunikacja i współpraca pomiędzy pracownikami.

Regularny audyt 5S ma na celu sprawdzenie stopnia, w jakim zasady te są przestrzegane oraz wskazanie możliwości poprawy tam, gdzie standardy nie zostały zachowane.

Na czym polega audyt 5S?

Podczas audytu 5S porównuje się zadane standardy ze stanem obecnym. Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że wszelkie kontrole i audyty są odbierane negatywnie przez pracowników. Jednak audyt 5S ma za zadanie kontrolę obszarów pracy, nie osób. Ponadto, w efekcie audytu 5S uzyskuje się zarówno ocenę pozytywną, jak i negatywną.

W ocenie pozytywnej audytor wyraża uznanie za cele, które zostały osiągnięte i motywuje do dalszych działań.

W ocenie negatywnej pokazuje potencjał do doskonalenia i przedstawia celowość dalszych działań.

Cel audytu 5S

Audyty 5S mają za zadanie wykrycie wszelkich odstępstw w funkcjonowaniu stanowisk pracy od ustalonych standardów. W przypadku stwierdzenia niezgodności określa się niezbędne działania mające je skorygować. Audyty 5S, przeprowadzane regularnie, według ustalonego harmonogramu i określonej karty audytowej, pozwalają na szybkie zidentyfikowanie nieprawidłowości. W kolejnym kroku wyznacza się niezbędne działania potrzebne do ich poprawy, a także termin i osoby odpowiedzialne za ich podjęcie.

Dzięki ciągłemu nadzorowi nad systemem 5S kształtuje się odpowiednie postawy wśród pracowników, to jest właściwe przestrzeganie wdrożonych zmian.

Formularz audytu 5S

Audyt 5S opiera się na formularzu audytowym, który pozwala na ustalenie, na jakim etapie rozwoju 5S znajduje się badany obszar. Formularz taki nie może być zbyt skomplikowany, ponieważ audyt trwa 5-10 minut. Pytania ułożone są tu w formie listy kontrolnej, a ponadto znajdują się na nim punktacja oraz legenda przedstawiająca odpowiednią ilość punktów za pożądany stan.

Przykładowy arkusz audytu 5S dla produkcji: Pobierz
Przykładowy arkusz audytu 5S dla administracji: Pobierz

Audytorzy 5S

Chociaż formularz audytu 5S to podstawa, jego skuteczność i ostateczny sukces zależą od wielu czynników. Jednym z nich jest odpowiedni wybór audytorów. W audycie 5S powinno brać udział co najmniej 2 audytorów przygotowanych merytorycznie pod kątem 5S. W ten sposób zapewniamy większy obiektywizm oceny – pracownicy odpowiedzialni za dany obszar nie mogą czynnie uczestniczyć w audycie 5S.

Ich ocena byłaby subiektywna, a ponadto osobom pracującym codziennie w miejscu objętym audytem trudniej jest zauważyć potencjał do rozwoju.

Jak przeprowadzić przykładowy audyt 5S?

Jak często przeprowadza się audyt 5S?

Pierwszy audyt 5S powinno się przeprowadzić po miesiącu od wdrożenia 5S. W sytuacji, gdy program jest już ustabilizowany, audyt 5S wystarczy przeprowadzać co pół roku. Warto tu zwrócić uwagę, że program 5S nie przyniesie spodziewanych skutków bez wdrożenia audytów 5S.

Już w ciągu kilku miesięcy wszystko wróci do zastanego przed wdrożeniem audytu 5S stanu.

Ogłoszenie wyników audytu 5S

Jednym z ważnych aspektów przeprowadzania audytów 5S jest ogłoszenie wyników osobom odpowiedzialnym za stanowiska pracy, a także kierownikom obszarów i procesów. Wyniki audytu 5S należy dodatkowo omówić i podsumować, wskazując najpierw na osiągnięcia, a następnie na obszary wymagające rozwoju. Omówienie wyników audytu 5S przedstawiamy w taki sposób, by zmotywować i zachęcić do działań korygujących, na przykład sugerując rozwiązania.

Przykładowy audyt 5S

Jeśli interesuje Cię przykładowy audyt 5S to zapraszamy do kontaktu. Z chęcią odpowiemy na Twoje pytania i rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

W międzyczasie sprawdź także jak wygląda praktyczne wdrożenie 5s w firmie. Napisz do nas i dowiedz się czym jest checklista 5s i lista kontrolna 5s w praktyce.