Zarządzanie kosztami ma na celu zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Kontrola kosztów jest elementem procesu zarządzania ekonomicznego firmy i zaczyna się od identyfikacji kosztów. Czym jest identyfikacja kosztów? Jest to analiza, która pomaga zrozumieć czy organizacja jest zdolna do utrzymywania określonego poziomu kosztów, czy wydatki są uzasadnione i czy nie występuje marnotrawstwo środków finansowych. Po dokładnej analizie mamy szansę na redukcję kosztów utrzymywania przedsiębiorstwa poprzez poszukiwanie możliwości zmniejszenia wydatków.
Proces kontroli kosztów
Konieczność kontroli oraz redukcji kosztów występuję, gdy:
- Ceny materiałów i surowców ulegają zmianie, wzrastają ceny na zapewnienie podstawowych potrzeb przedsiębiorstwa,
- Nie jesteś do końca zadowolony wynikami finansowymi firmy,
- Wzrost konkurencji powoduje konieczność obniżenia ceny na określony towar,
- Rentowność organizacji jest niższa niż rentowność firmy konkurenta.
Kontrola kosztów składa się z kilku etapów i zaczyna się od ustalenia kosztów wzorcowych. Wartości wzorcowe uzależnione są od kosztów zapewniających proces wytwarzania produktów. Są to koszty materiałów i surowców, koszty pracy maszyn, czas pracy osób zatrudnionych oraz ogólne koszty utrzymania przedsiębiorstwa. Celem ustalenia wartości wzorcowej jest ustabilizowanie kosztów w taki sposób, aby znajdowały się na poziomie odpowiednim poziomowi kosztów wzorcowych. Następnie bazując na raportach rachunkowości firmy zmierzamy realną wartość prowadzenia działalności w chwili obecnej. Porównanie wartości wzorcowej z wartością realną jest istotą kontroli kosztów firmy. W taki sposób otrzymujemy realne dane dotyczące sytuacji finansowej organizacji. W razie powstania jakichkolwiek niezgodności warto skupić się na ustaleniu przyczyn powstania rozbieżności. Na podstawie przeprowadzonej analizy dokonujemy reorganizacji, prowadzimy działania niezbędne dla usunięcia powstałych niezgodności.
Jakie są sposoby na redukcję kosztów?
Dokładni wiemy o tym, że każda firma ponosi stałe koszty związane z prowadzeniem działalności, na które nie ma wpływu. Czasem, lecz okazuje się, że część z nich możemy zredukować, a przedsiębiorstwo będzie mogło funkcjonować bez dodatkowych kosztów. Sposobów na redukcję kosztów mamy dużo, poniżej omówimy większość w nich:
- Oszczędność. Z doświadczenia wynika, że najwięcej pomysłów na oszczędność mają pracownicy, którzy wykonują określone czynności na co dzień. Szukanie pomysłów na zmniejszenie kosztów wśród swoich podwładnych jest sposobem również na zaangażowanie i zwiększenie aktywności pracowników. Wynagrodzone dobre pomysły staną się napędem do ciągłej modernizacji przedsiębiorstwa.
- Optymalizacja procesów. W tym przypadku również warto zachęcić do współpracy swoich pracowników. Dokładna analiza każdego z procesów i standaryzacja procesów pracy stają się skutecznym elementem redukcji kosztów.
- Dostosuj czas pracy pracowników do faktycznego czasu, który jest niezbędny do wykonania zadań. W taki sposób możemy określić niezbędną ilość zatrudnionych osób oraz wybadać potrzebę kadr.
- Od czasu do czasu warto przeanalizować warunki rynkowe zatrudnienia pracowników.
- Motywacja pracowników. Warto wdrożyć system premiowy dla najlepszych pracowników i w miarę możliwości od czasu do czasu motywować pracowników w taki sposób.
- Warto również przeanalizować współpracę z dostawcami, wybadać rynek i znaleźć dostawców według całej filozofii Lean Management- najlepsza jakość najniższym możliwym kosztem.
Co zyskamy?
Korzyści, które wynikają z kontroli i redukcji kosztów to przede wszystkim możliwość rozwoju firmy. Zaoszczędzone pieniądze mogą być przeznaczone na inwestycje na rozwój firmy, tym samym wzmacniając pozycję konkurencyjną. Zmniejszenie kosztów działa pozytywnie również na stabilność firmy, staje się ona mniej wrażliwa na zmiany rynkowe. Czysty zysk, zadowoleni klienci, możliwość rozwoju i pewna pozycja konkurencyjna- zalety wynikające z redukcji kosztów.
Mamy nadzieję, że przekonaliśmy cię do przeanalizowania sytuacji finansowej twojej firmy. Potrzebujesz pomocy i nie wiesz, od czego masz zacząć? Skontaktuj się z nami!