Marnotrawstwo powstaje w różnych przedsiębiorstwach oraz różnych działach każdej organizacji. Biuro nie jest wyjątkiem w tej sytuacji. Niestety często jest tak, że w większych firmach jest więcej marnotrawstw, niż w małych. Wynika to głównie z racji większej ilości pracowników, które mają utrzymywać wysoki poziom komunikacji oraz stabilny czas wykonywania określonych operacji. W biurze występują wszystkie typy marnotrawstwa, które znamy i po kolei omówimy każdy z nich.

Nadprodukcja w biurze

Już wiemy, że nadprodukcją nazywamy zbyt dużą ilość wytwarzanych produktów. Jaki stosunek ma to do środowiska biurowego? Może być niezauważalne, ale występuje w postaci niewłaściwego i nadmiernego przetwarzania informacji. Może występować również jako zbędne zatwierdzanie oraz zbędna kontrola.

Nadmierna ilość spotkań również może skutkować zmniejszeniem produktywności. Często przejawia się to w dużych firmach, gdy na spotkaniu potrzebne są specjaliści z różnych działów i przez cały dzień pracownicy są zajęci, lecz „nie mają czasu pracować”.

Nadmierne wysyłanie mailów. Systematycznie wysyłamy maile, dając do wiadomości wszystkim osobom, ktorych to dotyczy lub nawet nie, na wszelki wypadek, aby mieć zabezpieczenie i w razie jakichkolwiek pytań mieć podkładkę w postaci wysłanych wiadomości.

Zbędne drukowanie dokumentów jest następnym przejawem marnotrawstwa w biurze. Nie warto drukować dokumentów, które łatwo odczytamy na komputerze i przechowywać dużo papierów, które w czasach dzisiejszych wygodniej przechowywać w formie elektronicznej.

Zapasy w biurze

Zapasy powstają w wyniku nadprodukcji, także ciągle są powiązane z wyżej omówionym typem marnotrawstwa. Zapasy w biurze dotyczą nie tylko składowania dużej ilości dokumentów, ale także:

• Odłożonych „na później” zadań do wykonania,
• Przepełnionych urządzeń typu twardych dysków,
• Dużej ilości przedmiotów na biurku, odłożonych i niesegregowanych dokumentów,
• Przepełnionej skrzynki pocztowej.

Wszelkiego rodzaju nagromadzenia przedłużają czas poszukiwania potrzebnych rzeczy lub dokumentów, powodują odczucie stresu rzez pracowników oraz spadek wydajności.

Zbędny transport w biurze

Oczywiście marnotrawstwo transportu dotyczy głównie przedsiębiorstw produkcyjnych, jednak w biurze też możemy spotkać tego typu marnotrawstwo. Dotyczy tutaj głównie czynności związanych w wielokrotnym odkładaniem i przenoszeniem dokumentów, które są w trakcie procesu przetwarzania.

Zbędne ruchy w środowisku biurowym

Zbędny ruch może powstać w wyniku przemieszczania się między piętrami biura, zbierania podpisów od osób z różnych działów lub też chodzenie pomiędzy sprzętami biurowymi, jeżeli są zlokalizowane w sposób nieergonomiczny. Zbędne ruchy znacznie wydłużają czas wykonywania niezbędnych zadań, a to natomiast skutkuje obniżeniem produktywności pracowników.

Braki i błędy w biurze

Mówiąc o błędach, warto pamiętać, że są one wynikiem nie tylko błędów ludzkich, tylko spowodowane mogą być również brakiem ustalonych standardów, niewłaściwym przeszkoleniem pracowników lub powtarzaniem tych samych pomyłek. W środowisku biurowym najczęściej spotykamy takie błędy:

• Zaburzona komunikacja pomiędzy działami biura,
• Zagubienie lub uszkodzenie dokumentów, lub innych rzeczy fizycznych,
• Niekompletne informacje, powodujące błędy finansowe,
• Pomyłki w dokumentach, niewłaściwie przygotowane umowy.

Najważniejszym etapem eliminacji błędów i braków w biurze jest analiza, poszukiwanie źródła problemu. Warto się zastanowić co konkretnie doprowadziło do danego błędu, aby takie opustki nie pojawiły się ponownie.

Zbędne przetwarzanie

Praca biurowa składa się z wielu czynności, które wykonujemy codziennie lub od czasu do czasu. Nadmierne przetwarzanie może schować się w:

• Kilkukrotnym sprawdzaniu dokumentów,
• Przeglądaniu mailów bez ich opracowania,
• Poprawianie już wykonanych zadań,
• Zbędne formatowanie tabeli i raportów,
• Robienie wielu kopii tych samych dokumentów, przechowywanie ich w różnych miejscach,
• Przeprowadzenie procedur, które nie są niezbędne, lecz „były wykonywane od dawna, dlatego nie możemy z nich zrezygnować”.

Od czasu do czasu warto zadawać sobie pytanie, czy tak naprawdę nasze czynności mają korzyści, czy dodają wartości naszej pracy i czy są efektywne.

Oczekiwanie w środowisku biurowym

W pracy biurowej możemy czekać na kogoś lub na coś, marnując przy tym czas swój oraz innych ludzi. Oczekiwanie powiązane może być z wyłączeniem prądu, niewłaściwą praca Internetu, gdy musimy czekać, aż załaduje się strona internetowa. Niektóre urządzenia typu drukarki czy skanera też mogą powodować spowolnienie twojej pracy. Problem z serwerem pocztowym skutkuje wielokrotnym wysyłaniem tych samych maili oraz oczekiwaniem odpowiedzi, szczególnie jest to ważne, kiedy się spieszymy.

Oczekiwać można niepunktualnych ludzi, decyzji szefa, lub podpisu osoby, która jest na urlopie. Spotkanie zaburzone rozmową telefoniczną lub poszukiwaniem niezbędnych dokumentów znacznie przedłuża się, przy czym nie staje się bardziej efektywnym.

Jak widzimy, oczekiwanie dotyczy nie tylko ludzi, ale także urządzeń. Oczywiście oczekiwanie wydruku może trwać tylko kilka sekund, a rozmowa telefoniczna na spotkaniu tylko minutę, lecz takie drobiazgi składają się na godziny w ciągu każdego dnia.