Jednym z wielu narzędzi Lean jest metoda 5S. Jak i wszystkie inne metody filozofii Lean polega ona na doskonaleniu i ułatwieniu różnych procesów. 5S w biurze jest tak samo niezbędna, jak i na produkcji, w logistyce czy administracji. Coraz częściej metoda stosowana jest dla uporządkowania systemu pracy biurowej, dużej ilości dokumentów oraz porządkowania miejsca pracy.
Czym jest 5S?
Metoda pochodzi z Japonii- kołyski filozofii Lean. Japończycy swoim przykładem pokazali całemu światu, jak warto wdrażać szczupłe zarządzanie w organizacji i korzystać z teorii Amerykańskich statystyków.
5S- to pięć japońskich słów:
Seiri– oznacza oddzielenie potrzebnych rzeczy od niepotrzebnych i wyrzucenie tych drugich;
Seiton– uporządkowanie potrzebnych rzeczy, znalezienie miejsca dla każdego przedmiotu i przechowywanie go tylko w tym miejscu,
Seiso– wyczyszczenie i umycie przestrzeni,
Seketsu– uporządkowanie, standaryzacja poprzednich trzech etapów,
Shitsuke– dyscyplina, utrzymanie porządku i wykonywanie pierwszych czterech punktów „S”.
Otóż pierwsze 3 etapy określają sposoby pozbycia się, uporządkowania i utrzymywania czystości przestrzeni, a 2 kolejne etapy obejmują standaryzację, utrzymywanie i doskonalenie stosowanej metody. Metoda 5S wydaję się być bardzo prostą, lecz każdy etap warto sobie osobno przeanalizować.
Sortowanie- SEIRI
Głównym celem metody 5S jest funkcjonalna organizacja pracy. Na etapie sortowania, zanim wyrzucimy niepotrzebne przedmioty, warto się zastanowić, dlaczego są oni niepotrzebne, lub dlaczego leżą w niewłaściwym miejscu. Musimy znaleźć źródło, dlaczego określone przedmioty znajdują się tam, a nie w innym miejscu. Często okazuję się, że niektóre rzeczy nigdy nie mieli przypisanego miejsca przechowywania, lub przypisane miejsce jest niewłaściwe.
Sortowanie nie jest procesem, który przeprowadzamy raz w roku czy raz na kilka miesięcy. To jest codzienna zasada utrzymywania porządku w środowisku pracy. W proces sortowania warto angażować wszystkich pracowników, bo jest to proces ciągły i zależy głównie od osób, pracujących w tym środowisku. Wspomagać standaryzację procesu będą czerwone etykiety, przyklejone do przedmiotów. Taka czerwona etykieta staje się oznaczeniem, że coś jest nie tak. Widząc taki znaczek, musimy się zastanowić, dlaczego właśnie został przyklejony. Czy coś jest nie tak? Czy leży w niewłaściwym miejscu? Niekoniecznie to musi oznaczać, że ten przedmiot musimy natychmiast wyrzucić. Czerwona etykieta oznacza pytanie, na które pracownik powinien znaleźć odpowiedź.
W biurze sortowaniu podlegają dokumenty papierowe, pliki elektroniczne, meble oraz sprzęt biurowy. Wdrażając system 5S w biurze, konieczne jest przeszkolenie pracowników z zakresu zasad stosowania metody.
Systematyka- SEITON
Głównym zadaniem etapy systematyzacji jest znalezienie najlepszego miejsca przechowywania przedmiotów. Miejsce powinno być dobrane według częstotliwości stosowania przedmiotu i w miejscu łatwo dostępnym, jeżeli chodzi o przedmioty codziennego użytku. Przedmiot powinien znajdować się blisko miejsca, w którym jest użytkowany, aby uniknąć marnotrawstwa w postaci zbędnego ruchu. W przypadku, gdy, aby odłożyć przedmiot na miejsce musimy coś zdjąć, wejść na drabinkę czy gdzieś podejść- prawdopodobieństwo, że będzie utrzymywany porządek i przedmiot będzie odłożony we właściwym miejscu, znacznie się obniża.
Następnym etapem systematyki jest oznakowanie i oznaczenie miejsc przechowywania przedmiotów. Jeżeli chodzi o pliki elektroniczne, na sam początek warto ustalić nazwy plików, aby żaden z pracowników nie marnował czasu na poszukiwanie potrzebnego folderu.
Sprzątanie- SEISO
Ważnym jest wybranie najbardziej skutecznego i łatwego sposobu sprzątania, aby ta czynność nie kojarzyła się z czymś trudnym i uciążliwym. Oczywiście w biurze mamy mniej śmieci lub zanieczyszczeń, niż na produkcji, ale ten krok jest również bardzo ważny. W środowisku biurowym powinniśmy pamiętać o właściwym oświetleniu, o ergonomii i bezpieczeństwie miejsca pracy. Warto też uporządkować kable, które mogą utrudniać sprzątanie niektórych miejsc i tym samym zadbać o prawidłowości funkcjonowania wszystkich sprzętów. Czystość i wygodność miejsca pracy ma bezpośredni wpływ na produktywność i zaangażowaniu w wykonywanie poleconych zadań.
Standaryzacja- SEKETSU
Ten krok jest podsumowaniem poprzednich trzech etapów. Na tym etapie zajmujemy się standaryzacją za pomocą systemu 5S. To właśnie tu zaczyna się prawdziwy porządek. W środowisku biurowym zacząć warto od standaryzacji przechowywania dokumentów, najpierw określając terminy archiwizacji zgodnie przepisów prawnych, i dopiero potem sposoby i formalności. System przechowywania powinien być na tyle przemyślany, aby znalezienie jakiegokolwiek przedmiotu nie zajmowało więcej niż 30 sekund. Dla materiałów biurowych stosujemy system ssący, czyli ustalamy maksymalną oraz minimalną ilość sztuk dla określonych przedmiotów i zapewniamy odpowiednie miejsce dla ich przechowywania. Mając taki standard wiemy, że nie możemy kupić więcej, niż wynosi maksymalny ustalony limit, i nie zamawiamy produktów wcześniej, niż jest na to potrzeba dzięki minimalnemu limitowi.
Samodyscyplina- SHITSUKE
Po wypełnieniu czterech poprzednich punktów zostało nam podtrzymywanie wdrożonych standardów. W jaki sposób możemy podtrzymywać porządek? Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie warsztatów Kaizen, aby ogólnie usprawnić proces doskonalenia i nie zapominać o należnym stopniu utrzymania standardów. Poniższe metody również składają się na potrzebę utrzymywania metody 5S w biurze:
- W ramach szkolenia Kaizen stosować metodę 5S,
- System premii lub nagród dla pracowników stosujących zasady 5S,
- Szkolenia nowych pracowników,
- Od czasu do czasu warto przeprowadzać audyty, stosując kontrolną listę standardów, które były wdrożone na poprzednich etapach.