Zasada i metoda 5S – Co to jest 5S? System, koncepcja i technika

W tradycyjnym stylu zarządzania często mamy do czynienia z wprowadzaniem co jakiś czas dużych, znaczących zmian. Są one bez wątpienia potrzebne (i spektakularne), jednak wydaje się, że nie doceniamy wagi, jaką mają drobne, pozornie mało znaczące zmiany wprowadzane często, oddolnie.

Filozofia kaizen, przyświecająca lean management, mówi o konieczności ciągłego doskonalenia, a to można osiągnąć właśnie dzięki takim małym krokom.

Dlatego też każda metoda i narzędzie lean wdrażane w organizacji muszą być poparte nieustannym dążeniem do ulepszeń. Nie inaczej ma się sprawa z techniką 5S, narzędziem, które wdrażane jest często jako pierwsze.

Co to jest 5S? Czego dotyczy zasada i metoda 5S? Na czym polega jego wdrożenie i audyt i, co najważniejsze, jakich efektów można się spodziewać dzięki wprowadzeniu jego zasad na stanowiskach pracy?

Zacznijmy od początku i odpowiedzi na powszechne pytanie o to co to jest 5S?

Co to jest 5S w koncepcji lean management?

Co to jest 5S? „5S” to skrót pochodzący od nazw pięciu czynności (etapów), które należy wykonać, by stworzyć optymalne miejsce pracy. Choć pierwotny skrót dotyczył słów w języku japońskim, udało się go przenieść bez zmian także na grunt języka polskiego (i, co ciekawe, także angielskiego).

Słowa te to: selekcja (sortowanie), systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodoskonalenie (nazywane też samodyscypliną).

Już za chwilę omówimy wszystkie etapy szczegółowo, a tutaj dodajmy jeszcze kilka słów o celach wdrożenia zasad 5S np. w firmie produkcyjnej.

Wdrożenia metody 5S

Potocznie mówi się, iż metoda 5S stanowi narzędzie do wprowadzania standardów utrzymywania porządku na stanowisku pracy. Jego znaczenie jest jednak znacznie szersze.

Wdrożenie techniki 5S ma na celu redukcję marnotrawstwa, zarządzanie jakością, zwiększenie wydajności organizacji, a także optymalizację zachodzących w niej procesów i wyeliminowanie procesów, które nie dodają wartości wytwarzanemu produktowi (lub też usłudze). 5S służy także zwiększeniu poczucia odpowiedzialności pracowników za narzędzia, czynności i procesy związane z ich stanowiskiem pracy.

Co to w zasadzie znaczy 5S?

Rozwinięcie skrótu 5S: Sortowanie, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina

Powiedzieliśmy już, co to jest 5S. Wszystkie pięć czynności służących do stworzenia ergonomicznego, uporządkowanego i dobrze zorganizowanego stanowiska pracy wymagają jednak szerszego omówienia.

1. Sortowanie (zwane też selekcją) polega na selekcji wszystkich narzędzi i przedmiotów znajdujących się na stanowisku pracy. Pozostają na nim tylko te, które będą potrzebne, a pozostałe usuwamy, ponieważ będą utrudniać wykonywanie zadań.
2. Systematyka polega na odpowiednim ułożeniu wszystkich przedmiotów na stanowisku pracy.
3. Sprzątanie to po prostu usunięcie wszelkich zanieczyszczeń, które znajdują się na stanowisku pracy.
4. Standaryzacja polega na utrzymywaniu uzyskanych efektów.
5. Samodyscyplina łączy się ze wspomnianą już filozofią kaizen, zalecającą szukanie wciąż lepszych, nowych rozwiązań.

Teraz kilka słów o tym jak przebiega wdrożenie 5S.

Wdrożenie zasady 5S w organizacji

Pierwszym etapem wprowadzenia systemu 5S w życie organizacji jest przygotowanie do zmian. Obejmuje ono zaplanowanie wdrożenia, wyznaczenie miejsca, w którym ono nastąpi, wyznaczenie osób za nie odpowiedzialnych, organizację szkoleń 5s dla personelu oraz ustalenie zasad dokumentowania.

Kolejny etap wdrożenia zasad 5S w przedsiębiorstwie składa się z trzech faz: przygotowania, wprowadzenia i szkolenia. Każdą z tych faz stosujemy do każdego z punktów należących do 5S.

System 5S i kaizen

Wdrożenie narzędzia 5S nie polega jedynie na przeprowadzeniu jednorazowej akcji, której efekty – jak łatwo się domyślić – w krótkim czasie przestałyby być widoczne. Nie poprzestajemy na wprowadzeniu pierwszych rozwiązań. One stanowią jedynie początek, ponieważ zgodnie z filozofią kaizen powinniśmy szukać dalszych ulepszeń, a często mają one postać niewielkich zmian.

W ostatecznym rozrachunku jednak takie zmiany prowadzą do optymalizacji procesów i uzyskania pożądanych rezultatów.

System 5s, zarządzanie jakością a redukcja marnotrastwa.

Czym jest metoda 5S w odniesieniu do redukcji marnotrawstwa?

Koncepcja lean management opiera się na wytwarzaniu produktów jak najwyższej jakości przy jednoczesnym unikaniu marnotrawstwa.

Przypomnijmy, że zgodnie z filozofią lean wyróżniamy osiem jego typów:

1. Nadprodukcja,
2. Nadmierny transport,
3. Nadmierny ruch,
4. Oczekiwanie,
5. Niewłaściwe lub nadmierne przetwarzanie,
6. Braki i defekty,
7. Nadmierne zapasy oraz
8. Niewykorzystany potencjał pracowników.

Wdrożenie 5S pozwala na redukcję marnotrawstwa w różnych jego przejawach, w zależności od rodzaju stanowiska pracy.

Metoda 5S a codzienne funkcjonowanie organizacji

Zastosowanie metod i zasad 5S niesie za sobą konieczność zaangażowania pracowników wszystkich szczebli, od kadry zarządzającej po pracowników na produkcji. Warto jednak zauważyć, że podczas wdrożenia metody 5S nie może ulec zakłóceniu zwykłe funkcjonowanie organizacji. Skuteczność techniki 5S zależy też od sprawdzania uzyskanych rezultatów i porównywania ich z wcześniejszymi oczekiwaniami.

W tym celu stosuje się audyt 5S.

Co to jest audyt 5S?

Audyt 5S to zbiór czynności polegających na porównywaniu pierwotnie określonych standardów ze stanem obecnym. Wielu osobom kojarzy się on po prostu z kontrolą pracy personelu, jednak należy tu podkreślić, że celem audytu 5S jest kontrola obszarów pracy, a nie osób. Audyt 5S kończy się uzyskaniem zarówno pozytywnej oceny (w której audytor wyraża uznanie dla osiągniętych celów), jak i negatywnej (w której audytor pokazuje potencjał do doskonalenia).

Jakie efekty daje system 5S wdrożony prawidłowo?

Efekty skutecznego wdrożenia systemu 5S w organizacji

Odpowiadając na pytanie: „Co to jest 5S?” nie można pominąć korzyści, jakie odnosi się z jego wdrożenia, a należą do nich:

1. Poprawa jakości wytwarzanych produktów, następująca dzięki upraszczaniu otoczenia w środowisku pracy, redukcji ilości błędów i wad oraz standaryzacji operacji.
2. Wzrost produktywności, z którym mamy do czynienia dzięki skróceniu czasu realizacji zamówienia, skróceniu czasu cykli, usprawnieniom zmianowym, eliminacji traconego na szukanie narzędzi czasu, a także redukcji czasu przezbrojeń.
3. Redukcja kosztów dzięki oszczędnościom uzyskanym poprzez zmniejszenie zapasów, a co za tym idzie, zmniejszenie opłat za używaną powierzchnię produkcyjną i magazynową, a także zwiększenie bezpieczeństwa na stanowisku pracy (i w efekcie zmniejszenie kosztów leczenia personelu w wyniku ewentualnych wypadków).

Gdzie jeszcze poza organizacją, firmą i przedsiębiorstwem sprawdzają się metody 5s?

Metoda 5S w kontekście różnic kulturowych

Powiedzieliśmy już, co to jest 5S, na czym polega jego wdrożenie i jakich korzyści można się spodziewać dzięki jego zastosowaniu w organizacji. Trzeba tu jednak dodać, że jednym z największych wyzwań, jakie czekają wdrożeniowców, są bariery kulturowe.

W naszej kulturze organizacyjnej nie ma tradycji rozwiązywania problemów z udziałem pracowników niższego szczebla. Nie spotyka się też podejmowania aktywnych działań doskonalących. Stąd wdrożenie metod 5S, podobnie jak w przypadku innych narzędzi i metod lean management, powinno się opierać o wspólne szukanie rozwiązań w atmosferze wzajemnego szacunku. Tylko w taki sposób można stosować filozofię kaizen w praktyce.

Omówiliśmy techniki, zasady, koncepcje i wdrożenia systemy 5S. Wytłumaczyliśmy także to co to jest 5S i jak zastosować i wykorzystać tą metodę w codziennym funkcjonowaniu organizacji aby redukować marnotrawstwo oraz zarządzać jakością w firmie produkcyjnej i nie tylko.

Teraz dzięki tej definicji będziecie potrafili odpowiedzieć na pytanie o to co to jest 5S.

Czekamy na kontakt z Waszej strony.