„Wszystkie wielkie rzeczy mają małe początki”

Peter Senge, autor książki The Fifth Discipline

Ciągłe Doskonalenie pochodzi od japońskiego zwrotu “KAIZEN”, który oznacza „zmianę na lepsze”. Z języka japońskiego:

改- KAI (zmiana)

善- ZEN (na lepsze)

Jest to ciągłe doskonalenie małymi krokami. Kaizen – to program wspomagający cykl ciągłego doskonalenia (PDCA), którego celem jest zachęcenie pracowników każdego szczebla do dzielenia się własnymi pomysłami na usprawnienia oraz do aktywnego działania również poza sferą ich indywidualnej odpowiedzialności. Tworzy atmosferę polegającą na podejmowaniu współpracy, w której przedsiębiorstwa mogą rozwiązywać swoje wewnętrzne problemy.

Kaizen jest wspaniałą metodą na osiąganie celów w organizacji a także w życiu prywatnym, stosowana ona jest również od lat wśród japońskich biznesmenów. Zwykle w dążeniu do zmian zaczynamy od strategii innowacji, jednak jest to drastyczna zmiana, potrzebująca radykalnych reform. Kaizen natomiast potrzebuje drobnych, wygodnych kroków w stronę rozwoju.

Czym się różni innowacja od filozofii Kaizen:

Innowacja:

• Długi czas planowania,
• Duże inwestycje,
• Niewielkie powiązanie z bezpośrednimi pracownikami,
• Duże zmiany (nieodwracalne),
• Częste błędy w definiowaniu i realizacji celów.

Kaizen:

• Krótki czas planowania,
• Niewielkie/żadne inwestycje,
• Intensywna współpraca z bezpośrednimi pracownikami,
• Drobne etapy (możliwości zmian),
• Konsekwentna definiowanie i realizacja celów.

Rys historyczny

Po raz pierwszy metoda o egzotycznej nazwie była zastosowana w latach 40 XX wieku. wśród amerykanów podczas Wielkiego Kryzysu. W tym czasie Francja dostała się pod okupację hitlerowców. Ameryka szybko się zorientowała, że okupowany kraj potrzebuje dostaw sprzętu wojskowego. Sytuacja utrudniona była ze względu na to, że większość amerykańskich mężczyzn wyruszyli za granicę i też potrzebowali amunicji. Wśród żołnierzy było wielu wykfalifikowanych specjalistów, którzy również musieli przejść do armii w wyniku intensywnych przygotowań do wojny.

W celu usprawnienia zaburzonego procesu produkcji rząd USA opracował nowy system zarządzania TWI (Training Within Industries). Zamiast wdrożenia gwałtownych zmian, rząd zaproponował przedsiębiorstwom zacząć od małych kroków i do ustawicznego rozwoju. Rozwiązania powinny były wejść w życie przy wykorzystaniu istniejących warunków, tzn. dostępnego sprzętu i stanowisk. Każdy z pracowników zachęcany był do tworzenia nowych pomysłów na modernizację i ulepszenie procesu wytwarzania. Swoje pomysły pracownicy mogli zgłaszać za pośrednictwem skrzyń, które znajdowały się w każdej hali. Każda zgłoszona myśl traktowana była z odpowiednim szacunkiem i uwagą. Seria małych kroków, która wydawała się niewłaściwa w panujących warunkach, przyczyniła się do wzmocnienia zdolności produkcyjnej USA.

Filozofia małych kroków

Po wojnie, kiedy zaczęła się odbudowa zniszczonej Japonii, przedsiębiorstwa kraju odznaczali się niską efektywnością. W celu poprawienia powstałej sytuacji generał MacArthur ściągnął do Japonii amerykańskich specjalistów, żeby przeprowadzili one szkolenia z zakresu TWI. Zorganizowane szkolenia cieszyli się popularnością wśród japońskich przedsiębiorców. Otwarcie się na pomysły szeregowych pracowników było w tych czasach czymś niezwykłym, ale kierownicy chętnie zaczęli stosować metodę małych kroków oraz wykorzystywać twórczy potencjał zatrudnionych.

W Ameryce po wojnie, kiedy produkcja osiągnęła pierwotny stan, metoda ta była ignorowana, jednak w Japonii były stosowane coraz częściej i stała się ona tak popularna, że Japończycy stworzyli dla niej własną nazwę: Kaizen. Do USA kaizen zaczął wracać dopiero w latach 80.

Główne zasady metody małych kroków:

• Zadawaj drobne pytania w celu pozbycia się strachu i zapoczątkowania procesów twórczych,
• W celu uzyskania nowych nawyków i zdolności wymyślaj małe rzeczy,
• Osiągnij sukces poprzez małe powtarzające się działania,
• Zacznij rozwiązanie małych problemów,
• Przyznaj sobie małe nagrody na każde, nawet najmniejsze działanie w kierunku osiągnięcia celu,
• Istotne małe momenty mogą być ignorowane, rozpoznaj je i ulepszaj.

Kaizen działa, gdy zawodzi wszystko inne.

Kilka słów o ludzkim umyśle

Psychika ludzka jest czymś niezwykle ciekawym i nie do końca jeszcze znanym przez nas. Wielkie gwałtowne zmiany powodują lęk, który potrafi całkowicie zablokować sukces i twórczość. Metoda małych zmian pomaga ominąć te lęki i działać pomału, lecz bardziej produktywnie.

Z ewolucyjnego punktu widzenia wynika, że mózg jest jednym z najbardziej skomplikowanych organów ludzkiego ciała.

Mamy trzy oddzielne mózgi pochodzące z różnych okresów ewolucji:

• Pień mózgu, który jest podstawą. Odpowiada za podstawowe funkcje organizmu (bicie się serca, oddech, głód itd.),
• Śródmózgowie wytwarza emocje, reguluje wewnętrzną temperaturę ciała, a także zarządza reakcją „walcz lub uciekaj”, która chroni nas w razie niebezpieczeństwa,
• Kora mózgowa jest najmłodszą oraz najbardziej inteligentną częścią mózgu. W tym miejscu pojawiają się nowe pomysły i twórcze impulsy.

Naszym celem jest znalezienie równowagi funkcjonowania trzech mózgów, ponieważ nie zawsze działa on płynnie. Kiedy zachodzą duże zmiany, śródmózgowie rozpoznaje w nich niebezpieczeństwo i blokuje dostęp do kory, czyli tej „myślącej” części mózgu.

Oto schemat działania lęku:

Ważny cel => lęk => ograniczenie dostępu do kory => porażka

Mały cel=> ominięcie lęku => uaktywnianie kory => sukces

W miarę stosowania metody małych kroków kora mózgowa aktywuje się, a mózg w tym czasie przygotowuje program do osiągnięcia zmiany, budując nowe nawyki za pośrednictwem tworzenia nowych połączeń nerwowych między neuronami.