Mapowanie procesów

Mapowanie procesów jest niezbędne dla skutecznego zarządzania firmą, a także dla efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jest to graficzna forma procesu lub grupy procesów razem z ich wzajemnymi powiązaniami. Przedstawia w formie graficznej wszystkie procesy zachodzące podczas produkcji. Mapowanie procesów jest narzędziem umożliwiającym dalsze doskonalenie całego procesu i jest początkiem podejścia procesowego.

Etapy mapowania procesów

Identyfikacja procesów jest pierwszym etapem przeprowadzenia mapowania procesów. Na tym etapie można wykorzystać już istniejące modele procesów lub wykorzystać dostępne analizy porównawcze z procesami w innych przedsiębiorstwach. Identyfikację procesów zaleca się wykonywać okresowo ze względu na możliwe zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie.

Istnieje dwie metody identyfikacji procesów:

  • Od ogółu do szczegółu, gdzie najpierw określane są główne cele przedsiębiorstwa i rodzaj działalności, a następnie szczegółowo opisuje się wszystkie procesy, które wspomagają osiągnięcie wyżej wymienionych celów. Taka metoda pozwala na zestawienie strategii przedsiębiorstwa w wykonywanymi czynnościami, mniejsze zaangażowanie zasobów oraz na koncentrację na procesach, lecz nie pozwala ona na dokładne oszacowanie kosztów czynności realizacji procesu na etapie analizy.
  • Od szczegółu do ogółu, czyli analiza wszystkich czynności wykonywanych w organizacji i na podstawie zdobytych informacji formułowanie przebiegających procesów. Jest to bardziej czasochłonny, jednak dokładniejszy sposób na identyfikację procesów, pozwala na dokładną znajomość kosztów wykonania procesu, ale potrzebuje większego zaangażowania zasobów, co znaczy wyższy koszt i dłuższy czas analizy.

Początkiem identyfikacji procesu służy definicja procesu i obejmuje ona:

  • Początek i koniec procesu,
  • Wejścia i wyjścia (powiązania między procesami, mogą to być surowce, wyroby końcowe, energia, informacja lub też środki finansowe),
  • Strukturę procesu,
  • Właściciela procesu,
  • Dostawców i klientów,
  • Miernik
  • Kryteria oceny,
  • Narzędzia pomiaru i oceny,
  • Wpływ na wynik całości organizacji,
  • Zasoby i odstępstwa,
  • Dokumentacje procesu i jego przebiegu.

Drugim etapem jest pogrupowanie procesów na:

  • Procesy zarządzania: zarządzanie personelem, planowanie, audyty wewnętrzne,
  • Główne procesy związane z osiągnięciem celów przedsiębiorstwa. Może to być sprzedaż produkcja, zakupy lub projektowanie,
  • Procesy wspomagające takie jak: utrzymanie ruchu, transport wewnętrzny, nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym.

Tworzenie mapy procesów

Mapa procesu jest narzędziem do wyodrębniania głównych procesów od pod procesów. Nie istnieje jednego standardu tworzenia mapy. Mapa jednego procesu zawiera zadania i jest wykresem blokowym, a nie mapą wszystkich procesów. W celu sporządzenie mapy procesu przyjęte zostały symbole graficzne, które mogą się nieco różnić w różnych branżach.

symbole graficzne1

Mapa procesu może być stworzona za pomocą specjalnego oprogramowania, narzędzi typu Office czy też za pomocą zwykłej kartki i ołówka. Kolejno rysuje się poszczególne operacje w danym procesie i następnie łączy je ze sobą za pomocą strzałek. Gotową mapę należy porównać z rzeczywistym procesem i potwierdzić, że wszystkie zadania w ramach tego procesu zostały opisane w odpowiedni sposób i we właściwej kolejności.

Jakie są zalety mapowania procesów?

Mapowanie procesów jest jednym z pierwszych elementów innych działań i jest narzędziem służącym pomocą w identyfikacji niektórych problemów podczas wytwarzania produktów i usług oraz ma inne zalety:

  • Identyfikuje marnotrawstwo, czyli czynności, które nie przynoszą wartości dodanej,
  • Identyfikuje kluczowe operacje w określonym procesie,
  • Pozwala na lepsze zrozumienie procesów,
  • Ułatwia komunikację pomiędzy organizacjami dzięki symbolom, które stosowane są w mapie procesów.

Add Comment