Metoda 5 why / 5 Razy Dlaczego

Pytanie Główne: 5 razy dlaczego?

Pytanie  „dlaczego” wykorzystywane jest przez ludzi od momentu kiedy zaczęli myśleć i mówić. W taki sposób próbowali rozwiązać powstające na co dzień trudności. Pierwszym człowiekiem, który spróbował wykorzystać tak proste pytanie dla rozwiązywania problemów w przemyśle był Sakichi Toyoda.  W późniejszym okresie metoda 5 x dlaczego stała się jednym z głównych narzędzi do redukowania strat w systemie produkcyjnym TPS (Toyota Production System). Dzięki opracowanej przez założyciela metodzie zmniejszenia marnotrawstw, koncern Toyota stał się wzorem dla wielu przedsiębiorstw na całym świecie.

Należy zwrócić uwagę, iż pytanie DLACZEGO należy odbierać w kontekście pozytywnym a nie rozliczeniowym. W związku z tym, należy je rozumieć jako sposób poszukania nowych, kreatywnych możliwości rozwiązania problemu lub alternatywnych dróg dojścia do jego przyczyny źródłowej.

Kto prowadzi analizę  5 Why

Co może być prostsze od zadania pytania Dlaczego?  5 razy? Wydaje to się zbyt łatwym dla rozwiązania powstających w firmie problemów? Jednak potrzebne są dla tego minimum 2 osoby mające doświadczenie, dobrze znają i rozumieją tą metodę oraz zachodzące procesy, w których problem się pojawia.

Pierwszą osobą odpowiedzialną za prawidłowe przeprowadzenie analizy i jej wyniki jest kierownik, zlecający jej wykonanie.

Drugą osobą jest moderator, którego doświadczenie i wiedza są narzędziem kluczowym dla powodzenia analizy 5Why – tak mówi nam literatura. Jego główną rolą jest pilnowanie logiki odpowiedzi pracowników, dociekanie prawdy z dziecięcym następstwem w celu zrozumienia, dlaczego właśnie musi być tak, a nie inaczej.

Dla przeprowadzenia analizy potrzebne są osoby, które wiedzą najwięcej o procesie, osoby, które np. montują części do maszyny oraz pracownicy logistyki. Pamiętajmy, iż w rzeczywistości im niżej w strukturze są kompetencje tym lepiej, najwięcej o procesie zawsze wie pracownik, które ten proces realizuje.

Etapy przeprowadzenia metody 5 why

Każdemu procesowi odpowiadają poszczególne etapy, które są częścią całości danego procesu. Tutaj warto wymienić działania niezbędne, które krok po kroku sprowadzą do rozwiązania powstałego problemu:

  • Stworzenie zespołu,
  • Zdefiniowanie problemu,
  • Właśnie zapytanie „Dlaczego?”,
  • Znalezienie przyczyny powstania utrudnienia,
  • Przeanalizowanie wyników,
  • Działanie.

Niżej omówimy poszczególne etapy prowadzenia analizy 5 x dlaczego.

Stwórz zespół

Dobrze będzie, jeżeli w tym zespole znajdować się będą osoby z różnych działów, które doskonale znają cały proces. Taki wielofunkcyjny zespół pomoże tobie otrzymać różne punkty widzenia, co daję większą szansę na skuteczne rozwiązanie problemu.

5 why czyli zdefiniuj  problem

Razem z utworzonym zespołem omów i zapisz problem na tablicy, jest to ważne, ponieważ tej analizy nie przeprowadza się ustnie. W tym samym czasie upewnij się, że każdy z pracowników go rozumie.

Zadaj pytania

Tutaj przechodzimy do najbardziej prostego i jednocześnie najbardziej skomplikowanego etapu. Zadaj pytanie „Dlaczego” tyle razy, ile będzie potrzeba, aby cały zespół był w stanie zweryfikować pierwotną przyczynę powstałego utrudnienia. Należy pamiętać, że odpowiedzi pracowników mają być oparte na wiedzy, a także na rzeczywistych faktach, a nie na własnych opiniach emocjonalnych.

Nie zadawaj zbyt dużo pytań, może to przyczynić mnóstwo nieuzasadnionych skarg i sugestii, które nie są twoim celem. Trzymaj się zawsze swojego głównego celu- wykrycia przyczyny krok po kroku, nie udając się od razu do wniosków.

Psycholodzy twierdzą, że pytanie „5 razy Dlaczego?” może spowodować nieporozumienia w zespole, dlatego warto też pamiętać o ocenie procesów, a nie ludzi.  Nie zbudzaj do poczucia winy któregoś z pracowników, kieruj pytania nie na osobę tylko na przyczynę.

W trakcie zadawania pytań zadbaj o logikę i ciąg przyczynowo- skutkowy (RCA – Root Cause Analysis), a na końcu upewnij się, że przyczyny pierwotne prowadzą do występującego błędu. Sprawdź to w sposób zwrotny, odwracając twierdzenia analizy za pomocą zdań zaczynających się od słowa „dlatego”.

We wniosku jako przyczynę nigdy nie zostawiaj nieuwagi pracownika lub ludzkiego błędu, zawsze istnieją czynniki inne niż wymienione, powodujące powstanie problemów – ten fakt udowodnił już na empirycznych badaniach nikt inny jak sam Deming.

Wszystkie te działania prowadzą do znalezienia przyczyny źródłowej.

Idąc dalej metodą 5 why.

Przeanalizuj

Również razem z zespołem, z którym pracowałeś w trakcie przeprowadzenia analizy  5Why. Zalecanym sposobem na przeanalizowanie oraz planowanie przyszłych działań jest dyskusja. Dobrze będzie, jeżeli wszyscy będą brali udział w tej dyskusji, ponieważ daje to wiele różnorodnych pomysłów na dalsze działanie w celu eliminacji problemu.

Działanie

W trakcie przeprowadzenia dyskusji pojawiają się najlepsze rozwiązania, które chronić będą  przed powstaniem problemów. Po pewnym czasie należy spostrzegać czy wdrożone zmiany oraz działania są skuteczne i czy nie powtarza się ten sam problem. Jeżeli podejmowane działania nie mieli   pozytywnego wpływy, metodę zastosować raz jeszcze.

Ostatecznie wszystkie działania mają być udokumentowane i udostępnione dla wszystkich pracowników.

Podsumowując

Jest to prosta i skuteczna metoda na rozwiązywanie utrudnień powstałych w procesie wytwarzania produktu lub usługi. Metoda 5Why jest narzędziem do eliminacji pojedynczych problemów, będzie ona mniej skuteczna, jeżeli przyczyn źródłowych jest więcej niż jedna.  Skuteczność techniki w dużym stopniu polegać będzie na wiedzy i doświadczeniu zespołu, który zebrany był dla przeprowadzenia metody.

Metoda sprawia również, że pracownicy odczuwają swoją przynależność do zespołu, chętniej dzielą się pomysłami na doskonalenie zamiast szukać winnych w powstałej sytuacji.

W jaki sposób Ty wykorzystujesz metodę 5 why w swojej firmie? Zapraszamy do dyskusji o 5 razy dlaczego w komentarzach.

Add Comment